Como identificar problemas (causas raízes) no seu negócio e otimizar resultados

No dia a dia de uma gestão de frotas, é comum lidarmos com problemas que parecem se repetir ou que nunca são completamente resolvidos. Muitas vezes, isso acontece porque focamos em tratar os sintomas, e não as causas reais do problema. Um sintoma é apenas um reflexo superficial da verdadeira questão. Imagine uma árvore: as folhas podem estar secas e caindo, mas o problema pode estar nas raízes. Se você não cuidar da raiz, os sintomas continuarão surgindo.

Isso nos leva a uma lição essencial: devemos sempre buscar resolver as causas, não os sintomas. Mas atenção: é importante focar nas causas que estão sob nosso controle. Se a causa raiz estiver fora do nosso alcance, perderemos tempo e recursos tentando mudar algo que não podemos controlar.

PS.: Tenha em mente que a flexibilidade é parte importante do processo de solução de problemas. Nem sempre será possível atacar a causa raiz, em alguns momentos os sintomas são tão latentes que eles precisam ser resolvidos de imediato, mas quando o sintoma estiver resolvido, é importante retomar e tratar a causa.

‍

Como descobrir a causa raiz?

A primeira etapa para identificar a causa raiz de um problema é estar em contato constante com as pessoas que estão na linha de frente, o operacional. São elas que vivenciam os processos e, muitas vezes, têm uma visão clara das falhas que acontecem diariamente. No entanto, por diversas razões, essas pessoas podem não se sentir à vontade para expor os problemas. Por isso, é fundamental criar um ambiente de escuta ativa, onde os colaboradores se sintam confortáveis para compartilhar suas percepções.

Depois de ouvir os insights da equipe operacional, é hora de investigar mais a fundo. Aqui entram duas técnicas extremamente eficazes para chegar à raiz do problema:

· Os 5 Porquês: Esta técnica simples consiste em perguntar "por quê?" várias vezes até chegar à verdadeira causa de um problema. A cada resposta, você deve questionar novamente o motivo até encontrar uma resposta que revele o que está realmente acontecendo. Um ponto importante é que não é necessário se prender a regra de "5 porquês", muitas vezes não serão exatamente 5 perguntar, podem ser menos ou mais, isso não afeta, necessariamente, o resultado do processo.

· Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama Espinha de Peixe): Esta ferramenta ajuda a organizar e visualizar as possíveis causas de um problema, categorizando-as em áreas como processos, pessoas, equipamentos, entre outras. Com isso, é possível mapear a situação e encontrar as causas principais dentro de cada parâmetro. Apesar de ser um processo mais complexo que os 5 porquês, o diagrama traz uma visão holística de todas as vertentes do problema.

‍

Teste soluções rápidas e meça os resultados

Depois de identificar a causa raiz, o próximo passo é começar a testar soluções de forma rápida e eficaz. Não adianta esperar por mudanças grandes e demoradas. O ideal é implementar pequenas melhorias e medir os resultados imediatamente. Dessa forma, você pode ajustar suas ações conforme necessário, otimizando seus recursos e tempo.

‍